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Punto Nacional de Contacto de Colombia de las Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales

 

Presentación de una instancia específica

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Es una queja interpuesta ante el PNC por una persona natural o jurídica, alegando que una EMN que tiene operaciones en Colombia estaría incumpliendo las Líneas Directrices.
 
Tan pronto un PNC recibe una instancia específica comienza un análisis para determinar si lo que se plantea en la queja merece un examen más detallado y dará una respuesta a las partes involucradas indicando si la acepta o la rechaza.
 
La función que tiene el PNC es servir como una plataforma que ayude a resolver los problemas entre la persona jurídica o persona natural que presenta el reclamo y la EMN que se alega estaría incumpliendo las Líneas Directrices.
 
En ese sentido, el PNC:
 

  • No es un mecanismo judicial de resolución de conflictos.

  • Es un foro de debate para que las partes iinvolucradas puedan encontrar una salida a una situación de posible incumplimiento.

  • No emite determinaciones ni dicta las acciones que debería adoptar una EMN.

  • No emite conclusiones acerca de la conducta de la EMN.

  • No es una instancia para hacer cumplir sentencias judiciales.

La solicitud de instancia específica debe presentarse por escrito y en español al PNC, bien sea a través de correo postal o de los canales electrónicos de radicación de correspondencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Para una explicación más detallada sobre cómo presentar una instancia específica, sírvase consultar la Guía de procedimiento para la presentación y examen de instancias específicas ante el PNC de Colombia, preparada por el PNC de Colombia y que está basada en lo dispuesto para el efecto en el Decreto 1400 de 2012 y en la Guía de Procedimiento de la OCDE para la Implementación de las Líneas Directrices.
 

Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Dirección de Inversión Extranjera y Servicios
Calle 28 No. 13A – 15, Bogotá
radicacioncorrespondencia@mincit.gov.co
info@mincit.gov.co

 
Para facilitar la presentación de una instancia específica y que el solicitante tenga claridad sobre la documentación e información que debe presentar al PNC de Colombia para que la solicitud sea recibida, el PNC de Colombia ha diseñado un formulario para la presentación de una instancia específica. En caso que el solicitante decida presentar su solicitud de instancia específica utilizando el referido formulario, sírvase descargarlo aquí, diligenciarlo de acuerdo con las instrucciones allí contenidas, adjuntar la información requerida en el formulario, firmarlo y radicarlo junto con la comunicación remisoria de la instancia específica, en el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo a través de los canales de radicación de correspondencia referidos anteriormente.

La información que debe acompañar la solicitud es la siguiente:

  • Identidad y domicilio de la persona que presenta el caso específico, si lo hace en nombre propio o en representación de terceros y explicación de su interés en el caso específico. Si lo hace en representación de terceros, deberá identificarlos debidamente.

  • Nombre y domicilio de notificación de la EMN que posiblemente está incumpliendo las Líneas Directrices.

  • Descripción detallada de los hechos que estarían dando lugar al incumplimiento de las Líneas Directrices con sus respectivas pruebas, incluyendo la información relevante de la estructura de la EMN.

  • Indicación del lugar donde ocurrió o se puede estar presentando el posible incumplimiento.

  • Identificación y análisis de las disposiciones específicas de las Líneas Directrices que posiblemente se incumplieron o se están incumpliendo.

  • La conducta que la MEN debería adoptar para resolver el posible incumplimiento de las Líneas Directrices.

  • La lista de las demás instancias donde el caso específico o los hechos que lo fundamentan están siendo analizados, incluyendo procedimientos administrativos y judiciales así como el estado de las acciones adelantadas dentro de los mismos.

  • Manifestación por escrito de su intención de buscar una solución negociada a la eventual instancia específica, de conformidad con los procedimientos establecidos en las Líneas Directrices y en el Decreto 1400 de 2012.

  • Cualquier información adicional que se considere relevante para el análisis del caso.

Si la persona que presenta la solicitud de instancia específica considera que existe información confidencial, deberá informarlo al PNC y justificarlo debidamente. El PNC evaluará la justificación e informará por escrito su decisión sobre dicha confidencialidad.

Si la persona que presenta la instancia específica lo hace en representación de otra persona que es la directamente afectada por el posible incumplimiento, deberá contar con una autorización expresa y por escrito de ella, la cual deberá adjuntar a la información que debe entregar al PNC al presentar la solicitud.

En el evento en que revisada la documentación inicialmente presentada al PNC éste determine que está incompleta, se informará al interesado para que la allegue en un término no mayor a diez (10) días hábiles. Si vencido el término, la información no ha sido allegada, PNC podría inadmitir el caso específico. No obstante, este término es indicativo y no representa una camisa de fuerza que impida al solicitante recabar y enviar al PNC la información faltante.

Cuando toda la información señalada sea debidamente entregada al PNC. Para ello, el PNC emitirá una comunicación a quien haya presentado la solicitud de instancia específica, donde conste que ésta ha sido recibida. Es decir, se declara que el caso es “procedente”. Debe aclararse que “procedente” no significa que la instancia específica haya sido “aceptada” sino que ha cumplido con los requisitos formales para ser recibida por el PNC.

Una vez recibido el caso específico, el PNC tendrá un término de diez (10) días hábiles para dar traslado a la EMN en posible incumplimiento de la información allegada por el solicitante que no tenga carácter confidencial. A partir del traslado de la instancia específica, la EMN tendrá un término de veinte (20) días hábiles para pronunciarse sobre los asuntos planteados y adjuntar las pruebas que considere necesarias sobre cada aspecto descrito en el caso específico, y remitirla al PNC.
 
Con base en la información suministrada por el solicitante y la EMN, el PNC comienza un proceso, denominado “evaluación inicial” de la instancia específica, para determinar si lo que se plantea en la queja merece un examen más detallado y dará una respuesta a las partes involucradas indicando si acepta o rechaza el caso. 

Para realizar la “evaluación inicial”, el PNC tendrá en cuenta la información remitida por las partes, los criterios de evaluación inicial contenidos en la Guía de Procedimiento de la OCDE para la Implementación de las Líneas Directrices y, en el caso del PNC de Colombia, lo previsto en el Decreto 1400 de 2012, a saber:
 

  • Si la solicitud de instancia específica cae dentro del ámbito de las Líneas Directrices.

  • La identidad de la parte que presentó la instancia específica y su interés en la materia.

  • Si la instancia específica está debidamente sustentada y presentada de una manera clara.

  • Si aparentemente existe una relación entre las actuaciones de la EMN y el asunto planteado en la instancia específica.

  • La relevancia de las leyes y procedimientos aplicables, especialmente las decisiones judiciales.

  • La manera en que casos similares están siendo o han sido tratados en procedimientos nacionales o internacionales.

  • Si el examen de la instancia específica contribuirá al cumplimiento de los objetivos e incrementará la eficacia de las Líneas Directrices.

  • Si existe una sentencia o pronunciamiento judicial frente a los hechos de la instancia específica que sea vinculante para las Partes.

 
 

El PNC cuenta con un término de dos (2) meses para manifestar por escrito su decisión de si aceptar o rechazar la instancia específica, contados a partir de la fecha de recibo de la respuesta de la EMN.

Si decide rechazar el caso, informará a las Partes los motivos en los que se basa su decisión y lo archivará, y publicará en su página web el escrito de evaluación inicial, sin divulgar la identidad de las Partes involucradas.
 
Si lo acepta, lo analizará con mayor profundidad con las Partes y ofrecerá sus “buenos oficios” en un esfuerzo por contribuir de manera informal a resolverlo. El PNC ofrecerá acceso a procedimientos consensuados y no contenciosos, como la conciliación o mediación, o facilitará dicho acceso, para ayudar a resolver la queja. Se recurrirá a estos procedimientos únicamente con el acuerdo de las partes involucradas y su compromiso de participar en ellos de buena fe.

Sí, la etapa de mediación es de carácter confidencial. Solamente será público el acuerdo final al que lleguen las Partes, el cual deberá constar por escrito. Dicho acuerdo será publicado como parte de la evaluación final del caso.

La mediación puede ser realizada por el PNC o por terceros distintos al PNC, quienes deberán contar con amplia experiencia en resolución de conflictos. Estos terceros deberán observar todas las disposiciones contenidas en las Directrices y en el Decreto 1400. El mecanismo de mediación ofrecido por el PNC es gratuito.

El PNC o quien adelante la mediación prestará su colaboración en el proceso de negociación entre las Partes y acordará conjuntamente con éstas las reglas y condiciones de la mediación, previo al inicio de las audiencias. De no lograrse acuerdo, el PNC o quien adelante la mediación, previo concepto del Comité Consultivo, definirá las reglas y condiciones de la mediación.
 
El procedimiento de la etapa de mediación es el siguiente:
 

  • El PNC o quien adelante la mediación, se reunirá separadamente con cada una de las Partes para preparar la mediación, analizar los temas inherentes a la instancia específica, explicar en qué consiste el proceso y aclarar inquietudes.

  • El PNC o quien adelante la mediación, se reunirá conjuntamente con las Partes con el propósito de conocer sus puntos de vista sobre los temas objeto de la instancia específica y de facilitar la comunicación entre las Partes, propiciando el diálogo y el planteamiento de fórmulas tendientes a solucionar la instancia específica.

  • Si se logra un acuerdo, las Partes, con la asistencia del mediador, redactarán y firmarán el documento que contenga el acuerdo alcanzado. Las Partes decidirán si se publica en su totalidad el texto del acuerdo o un resumen del mismo.

  • En caso de fracaso de la mediación, el PNC o quien adelante la mediación, deberá dejar constancia por escrito del proceso adelantado e informar a las Partes del procedimiento que deberá surtirse, según lo dispuesto en las Líneas Directrices.

En ese caso, el PNC: 

  • Dará recomendaciones específicas a la EMN para dar cumplimiento a las Líneas Directrices.

  • Dado el carácter voluntario de las Líneas Directrices, las decisiones del PNC sobre el caso específico no son vinculantes.

De acuerdo con la Guía de Procedimiento de la OCDE para la Implementación de las Líneas Directrices, los PNCs deben procurar cumplir con el procedimiento en un término de 1 año. Sin embargo, este término es indicativo y depende de la complejidad y características de cada instancia específica.

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Sí. Desde su establecimiento, el PNC ha recibido 6 instancias específicas:

Sintradem – Drummond Ltd.

El 29 de julio de 2016, el Sindicato Nacional de Trabajadores Enfermos y Discapacitados del Sector Minero (SINTRADEM) y las Confederaciones Sindicales CGT seccional Cesar y CGT Colombia solicitaron la apertura de una instancia específica contra la EMN Drummond LTD. ante el PNC de Colombia.
 
Una vez revisados los elementos de forma necesarios, el 8 de agosto de 2016 el PNC de Colombia dio por recibidos los documentos de la solicitud interpuesta comenzando entonces la etapa de evaluación inicial.
 
Tras la aceptación parcial de la instancia específica, el PNC de Colombia ofreció sus buenos oficios de mediación respecto de los capítulos de Derechos Humanos y Empleo y Relaciones Laborales de las Líneas Directrices. El proceso de mediación inició el 20 de noviembre de 2017 y finalizó en agosto de 2018 sin acuerdo entre las Partes.
 
En noviembre de 2018, PNC de Colombia emitió una Declaración Final sobre el caso formulando recomendaciones individuales y conjuntas.

Documento evaluación inicial caso Sintradem – Drummond Ltd.

Declaración final del caso

1. SINTHOL - Hoteles Decamerón

El 15 de octubre de 2016, el PCN recibió una comunicación del Sindicato Nacional de Trabajadores de la Industria Gastronómica, Hotelera y Turística de Colombia (SINTHOL), alegando la inobservancia de los Capítulos de Empleo y Relaciones Laborales y Derechos Humanos de las Líneas Directrices por parte de Hoteles Decamerón - Hodecol S.A.S.
 
El 8 de noviembre de 2016, el PCN confirmó la recepción de la instancia específica a todas las partes y procedió durante los meses siguientes a celebrar reuniones separadas con su Comité Consultivo, la EMN y otras entidades involucradas en el caso.
 
El 1 de marzo de 2017, el PNC emitió la decisión de la Evaluación Inicial, donde rechazó el caso.
 

Documento evaluación inicial SINTHOL - Hoteles Decameron

 

2. SINTRAEXXOM - ExxonMobil

El 29 de julio de 2017, el PCN de Colombia recibió una queja de instancia específica por parte del Sindicato Nacional de Trabajadores de ExxonMobil de Colombia S.A. (SINTRAEXXOM), alegando la inobservancia de los Capítulos de Empleo y Relaciones Laborales y Derechos Humanos de las Líneas Directrices por parte de ExxonMobil Colombia S.A.
 
Tras evaluar el caso, en marzo de 2018, el PNC emitió la decisión de la Evaluación Inicial, rechazando el caso en su totalidad.
 

Documento evaluación inicial SINTRAEXXOM - ExxonMobil

 

3. Organización sindical de industria - empresas prestadoras y comercializadoras de servicios de comunicaciones

El 6 de noviembre de 2018, el PNC de Colombia recibió una solicitud de instancia específica de una organización sindical de industria, alegando la inobservancia del Capítulo de Empleo y Relaciones Laborales de las Líneas Directrices por parte de dos empresas prestadoras y comercializadoras de servicios de comunicaciones, subordinadas de una misma matriz.
 
El 16 de noviembre de 2018, el PCN confirmó la recepción de la instancia específica al solicitante y el 20 de noviembre de 2018 dio traslado a las empresas. Posterior a ello, el PNC comenzó la etapa de evaluación inicial para determinar si aceptaba o rechazaba el caso. En varios escenarios las partes se encontraban involucradas en gestiones tendientes a resolver, entre otras, las diferencias expuestas en la solicitud de instancia específica. Por ello, el PNC decidió dar un compás de espera del proceso de evaluación inicial, con el fin de poder contar con los resultados de esas gestiones. Sin embargo, los desarrollos mismos del caso y de las gestiones que tomaron lugar a lo largo del 2019, evidenciaron que los hechos que lo sustentaban podrían haber cambiado, razón por la cual para el PNC era indispensable contar con una actualización de los hechos que fueron presentados por el solicitante a finales de 2018 y que incluyera, a su vez, una actualización de bajo cuáles Líneas Directrices se estaría presentando la queja de posible incumplimiento.
 
La ausencia de esa información solicitada por el PNC en reiteradas oportunidades, la urgencia de dar la debida diligencia en la evaluación inicial de esta instancia específica, que fue presentada desde en noviembre de 2018, y las conclusiones derivadas de la sesión del Comité Consultivo del PNC, condujeron a que el PNC determinara que no aceptaba la solicitud de instancia específica por el posible incumplimiento de las Líneas Directrices, presentada el 6 de noviembre de 2018.

Documento evaluación inicial organización sindical de industria - empresas prestadoras y comercializadoras de servicios de comunicaciones


 

El 13 de agosto de 2019, el PNC recibió una solicitud de instancia específica de parte de tres sindicatos alegando el incumplimiento del capítulo de Empleo y Relaciones Laborales de las Líneas Directrices por parte de un banco que tiene operaciones en Colombia.
 
La solicitud presentada no incluía toda la información exigida por el Decreto 1400 de 2012. Por ello, el 26 de agosto de 2019 el PNC notificó a los solicitantes que la solicitud debería ser completada dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. El 10 de septiembre de 2019 los solicitantes enviaron la información faltante. El 27 de septiembre de 2019, el PNC informó a los solicitantes que el caso se declaraba procedente. El 30 de septiembre de 2019 el PNC dio traslado de la solicitud de la instancia específica al banco y le solicitó responder al PNC enviando la información respectiva de acuerdo con los plazos establecidos en el Decreto 1400 de 2012, esto es, dentro de veinte (20) días hábiles.

El PNC se encontraba pendiente de recibir la respuesta del banco, la cual le permitiría iniciar la etapa de evaluación inicial de la instancia específica para determinar si la aceptaba o no cuando el 15 de noviembre de 2019 los solicitantes informaron al PNC su decisión de retirar la solicitud de instancia específica y solicitaron cerrar el caso. La razón para el retiro consistió en que las partes involucradas en la instancia específica se encontraban en un proceso de arreglo directo para tratar de resolver sus diferencias.
 

El 3 marzo de 2020 el PNC recibió una solicitud de instancia específica de parte de una persona natural, en representación de otra persona natural, contra una empresa administradora de fondos de pensiones y cesantías, alegando el posible incumplimiento del Capítulo IV: Derechos Humanos, de las Líneas Directrices. La solicitud no incluía toda la información que exige el Decreto 1400 y por ende se le respondió al solicitante que debía allegar la misma para declarar el caso procedente, es decir, que reunía todo lo exigido en materia de información para que así el PNC pudiera iniciar el proceso de evaluación inicial y determinar si aceptaba o rechazaba el caso.
 
El 16 de abril de 2020 el PNC recibió una nueva comunicación del solicitante en la que éste remitió parte de la información faltante pero no su totalidad. En consecuencia, el PNC envió comunicación al solicitante acusando recibo de la información adicional y reiterando que alguna documentación aún no se ajustaba a los requisitos establecidos en el Decreto.
 
El 27 de mayo de 2020  el PNC recibió un nuevo alcance de parte del solicitante, en el cual finalmente adjuntaba la información faltante. El 15 de junio de 2020 el PNC envió una comunicación al solicitante informándole de manera oficial que una vez revisada la información contenida en los documentos aportados por éste, el caso de instancia especifica era procedente en los términos del artículo 14 del Decreto 1400 de 2012.
 
El 19 de junio de 2020, el PNC dio traslado de la información allegada por el solicitante a la EMN, indicándole que contaba con un término de veinte (20) días hábiles para pronunciarse sobre los asuntos planteados y adjuntar las pruebas que considerara necesarias sobre cada aspecto descrito en el caso específico.
 
El 21 de julio de 2020 el PNC recibió respuesta de parte de la EMN y desde entonces se encuentra en la etapa de evaluación inicial de la instancia específica para determinar si la acepta o la rechaza.
 

Para información sobre las instancias específicas recibidas por los PNCs de los países adherentes a las Líneas Directrices, sírvase consultar la base de datos que para el efecto ha sido desarrollada por la OCDE:

http://mneguidelines.oecd.org/database/

Las Líneas Directrices no contienen una definición precisa de EMN. No obstante, están redactadas bajo el entendido que se trata de empresas u otras entidades establecidas en más de un país, y que pueden ser de capital privado, público o mixto. En ese sentido, las Líneas Directrices se dirigen a todas las entidades pertenecientes a la EMN, incluyendo sociedades matrices y/o entidades locales.
 
Bajo ese contexto, es posible que un PNC reciba una solicitud de instancia específica que alega el posible incumplimiento de las Líneas Directrices por parte de una EMN que tiene su casa matriz en ese país, pero que además desarrolla operaciones en otro(s) país(es) que también haya(n) adoptado las Líneas Directrices o viceversa.
 
En ese caso, y siguiendo la Guía de Procedimiento de la OCDE para la Implementación de las Líneas Directrices, el PNC que recibió la instancia específica deberá coordinar con los demás PNCs involucrados para que brinden la asistencia que sea apropiada cuando así fuera solicitado por el PNC responsable del caso.