General28 de septiembre de 2020
Proveedores y contratistas del MinComercio obligados a facturar, deberán hacerlo electrónicamente
La medida debe cumplirse a partir del 1 de octubre.
De acuerdo con la normatividad expedida para el procedimiento de facturación electrónica, los contratistas podrán tener en cuenta lo que determina el Decreto 2242 en el caso de devoluciones y anulaciones.
Las personas naturales y jurídicas y que tengan un vínculo contractual con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, a partir del primero de octubre de 2020, deberán presentar su factura electrónica al correo facturación@mincit.gov.co.
Este requerimiento se hace teniendo en cuenta lo estipulado en el Decreto 2242 (24 de noviembre de 2015), también en lo expuesto en la Resolución 000020 (2019), así como en el Decreto 358 (5 de marzo de 2020), al igual que en la Resolución 000042 (5 de mayo de 2020) y en la Directiva Presidencial 09, del 17 de septiembre de 2020.
Para tal fin, proveedores y contratistas deberán tener en cuenta lo siguiente:
- En el asunto, es necesario digitar el NIT con número de verificación sin puntos ni comas, el número del contrato, así como el año al cual aplica la factura enviada”. Ejemplo: 8951246583 – 320-2020.
- En el cuerpo del correo deben suministrar nombre y apellido del supervisor, dependencia o área responsable, teléfono de contacto y correo electrónico del proveedor, número de factura electrónica, al igual que el número de resolución de habilitación de facturación vigente, expedida por la Dian.
Para una mayor efectividad del proceso de envío al área del Ministerio mencionada, proveedores y contratistas deben presentar los siguientes documentos:
- Representación gráfica de la factura electrónica (Archivo en PDF).
- Factura electrónica en formato de generación (archivo en XML estándar DIAN).
- Certificación del pago de Seguridad Social y Aportes Parafiscales (Archivo en PDF).
- Informe de ejecución o acta de entrega (Archivo en PDF).
Según las directrices para este proceso, los términos legales iniciarán el día hábil siguiente al envío del correo. Además, de acuerdo con la normatividad expedida para el procedimiento de facturación electrónica, los contratistas podrán tener en cuenta lo que determina el Decreto 2242 en el caso de devoluciones y anulaciones.
En tal sentido, ese decreto (parágrafo 3) aclara que cuando la factura electrónica haya sido generada y surja una devolución, anulación, rescisión o resolución, deben emitir una nota de crédito y dejar clara la justificación de la misma. También señala que en caso de anulaciones, los números de las facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente.
De igual modo, se debe tener en cuenta que de no cumplirse con lo estipulado en los numerales 1,2 y 3, del artículo 5 del Decreto 2242, la factura electrónica será anulada. Cuando esto ocurra, el obligado a facturar tendrá que generar un registro a través de una nota crédito, en la cual es necesario relacionar el número y la fecha de la factura objeto de anulación, sin perjuicio de proceder a expedir al adquirente una nueva factura electrónica con la imposibilidad de reutilizar la numeración utilizada en la factura anulada.