Luego de un estudio de la imagen propuesta para hacer parte del archivo de la fototeca y de la revisión de una serie de requisitos técnicos y conceptuales se procede a su catalogación de acuerdo a la fecha, lugar, atractivo, destino turístico o evento relacionado con el sector donde tiene origen la imagen.

A continuación la imagen o video es digitalizada (de estar en un formato análogo) e ingresada a la plataforma que soporta la fototeca y de esta manera queda disponible para posteriores consultas y préstamos.